事務作業で介護現場を支える！業務管理室はホームの駆け込み寺

──お二人それぞれの自己紹介をお願いします。

舟久保：
業務管理室の舟久保恵理です。
2011年の1月にチャーム京都山科に事務職として入社し、2015年の7月から本社に異動になりました。
今日はよろしくお願いします。

高木：
業務管理室の高木佐弥子です。
2014年の4月に、奈良のチャーム郡山九条の事務職で入社しました。

その後2018年の3月より業務管理室への異動のお話をいただき、4ヶ月ほど本社とホームの事務を半々で行い、同年7月より本社に異動になりました。

ホームと本社の両立は少し大変でしたが、ホームにはご入居者様もいらっしゃるのでとても賑やかで好きですし、本社はキリッとしたOLな感じに憧れていたので、その両方を味わえてラッキーと思っていました（笑）。

※お二人と一緒に働く、室長代理の河端さんへのインタビュー記事はこちら！

──それぞれの入社のきっかけを教えてください。

高木：
私たちお互いに、元のホームが自宅から近かったことが入社のきっかけでしたよね。

舟久保：
はい！そうです。
私は前職で銀行の事務の仕事をしていたので、今回の就職も事務職の正社員で探していたんです。

老人ホームでの仕事は初めてでした。私は学生時代、栄養士の勉強をしていて、当時介護施設に実習に行った経験もあるんです。
今チャームケアで働いているのは何か不思議な縁があるような気がしています。

高木：
舟久保さんにはそんな縁があったんですね。
私は特にないんですが（笑）、前職は自動車業界で受付整備工場の受付や部品の受注オペレーターをやっていて、元々人と話をすることが好きだったんです。

子どもの頃からおばあちゃんっ子だったので、老人ホームの事務員という仕事はしっくりくる感覚がありました。
ご入居者様と仕事の合間にお話できて嬉しかったです。

ホーム時代にはご家族様からもよくしていただいていて、来られるたびに「高木ちゃん元気？」と声かけてもらっていました。
人生で一度くらいはOLもいいなあと思っていたので、本社勤務になった時は喜んでお引き受けしました。

──現在、お二人は業務管理室でどういったお仕事を担当されていますか？

舟久保：
2人で共通してやっているのは、ご入居者様の入居が決まったら契約書をチェックして、請求書を作成する作業。

また、私はホームからの売上の集計など、お金に関わる事務作業を担当しています。
数字のチェックがメインですね。

高木：
私は、ホームで日々使われている消耗品の受発注業務のチェックと消耗品の支払いの請求書のチェック、それからご入居者様の請求書をそれぞれのご家族様に発送するための封緘作業を担当しています。

消耗品の受発注業務の管理では、情報システム課の方にもご協力いただきながら作業をしています。

消耗品は、細かいもので言うとスタッフが使うボールペンから何からすべて対象になります。ひとつひとつの金額は小さくても、70ホーム分集まると毎月百万円単位のお金がかかっています。

この作業は、土居主任と2人でやっているんですが、数字がピッタリ合った時は、毎月のことながら「よっしゃー！」となる瞬間です（笑）。

舟久保：
わかります！
あの数字が揃う瞬間はとても達成感がありますよね。

私は月末〆の業務が多いので、ミスなくスッキリ終わると、月初にようやく肩の荷が降りる感覚があります。

※もっと詳しく業務管理室について知りたい方はこちらをチェック！

──お仕事をする上でどんなことが大変ですか？

高木：
毎月何かしらハプニングがあります（笑）。たとえば、数字が合わないなどがあると大変です。
舟久保さんはチェック業務が多いから、ハプニングの目撃者になることが私よりも多いと思うんですが、最近何かありましたか？

舟久保：
いやー、いつでもハプニングだらけですよ（笑）。毎日、必死に資料を確認しています。

少しでも「変だな」と思う時は、見逃さずに周辺を深掘りして調べることにしていて。
そうすれば大きなミスが防げたり、手遅れになる前に気がつくことができるんです。

ミスがある時はなぜか続いたりするので、ヒヤヒヤしますね。間違ってしまった時は、きちんと誠実に修正を出したりと、室内で協力しあって乗り越えています。

──お仕事のやりがいについて教えてください。

高木：
私の行っている仕事では、先ほどもお話しした請求書の封緘作業ですね。

封緘作業は、チャームケアではご入居者様のご住所などのデータがマークシートのようなもので管理できる機械を使っています。手作業ではなく、自動で毎月4000通以上の封緘処理をしています。

ホームで事務員をしていた時は、自分の所属しているホームのことしか知らなかったんです。
本社に異動になってから、チャームケアにこんなにもたくさんのご入居者様がいると知ってびっくりしました。

私が着任した時は3000通ちょっとくらいだったのが、毎月新規ホームやご入居者様が増えて、当時から1000通以上も増えているんですよ！
毎月、会社の成長を肌で感じることのできるこの仕事が、私にとっては大きなやりがいです。

舟久保：
私は、ホームからの問い合わせにお答えする仕事ですね。

契約書類の書き方から、「こういうことをしたいんだけど、どうやって請求したらいい？」「どう処理したらいい？」などと具体的なものまで、さまざまな相談事をいただきます。

私がホームにいたときも、同じように本社の方に助けてもらっていました。
今は本社のスタッフとして、ホームからの相談には丁寧に答えたいなあと思っています。

高木：
わかりますー！私もホームに勤務していた時は、「業務管理室は駆け込み寺」と思っていて（笑）。
何かあったら業務管理室へという感じでした。

舟久保：
やっぱりそうでしたよね！
特に昔は、今と違って請求の作業を各ホームで行い、月に1回それを本社に持ち寄って、ホームごと交換し合ってチェックしていたんです。
各ホームの事務スタッフ同士や、本社のスタッフとも仲良くなるきっかけになっていました。

今でも当時のつながりのある事務スタッフがホームで頑張っているので、なんとか役に立ちたいという気持ちが強いです。

──最後に、今後の目標を教えてください。

舟久保：
ホームからの問い合わせに、自分の力で答えられるようになりたいです。
私は特に、利用料や売上の数字の面ですね。

データを扱うことも多く、今は情報システム課の方にたくさん手を貸してもらっているので、これからはもっと自分達でできることを増やしていきたいです。

高木：
私もホームからの質問に、できる限りお答えできるようになっていきたいです。
私たちのことを「駆け込み寺」と思ってくれている、ホームのスタッフたちの期待に応えたいですね。

頼もしい上司もいるので、上司を見習い、ホームでの経験も活かしながら、恩返しをしていきたいです。