介護現場で働くスタッフを支え、負担を軽減する。業務管理室の役割とやりがい

──河端さんのこれまでのご経歴を教えてください。

業務管理室の室長代理、河端と申します。
現在、チャームケアに転職して6年目を迎えています。

前職は、介護とは全く別業界の会社で、総務や事務の仕事をしていました。
前回のインタビューでもお話したとおり、長年勤めていたものの、業績悪化に伴い倒産することになったんです…。

人材紹介会社に登録して転職活動をする中で、お声がけいただいた会社の一つがチャームケアでした。
いくつかの会社の情報を聞き、面談を受ける中で、これまでの自分の経験を考えると、一番チャームケアの仕事がマッチしていると感じたんです。

介護業界の経験はないものの、総務や事務のスキルを活かせるポジションで採用していただくことができました。
面接のときに、会社のこと、入社後の役割などをしっかり話していただいたので、イメージとのギャップを感じることなく働き始めることができましたよ。

──業務管理室の主な仕事を教えてください。

業務管理室の主な仕事は、ご入居者様やご家族様への請求管理、取引先からの仕入管理などが中心です。
事業運営における基幹業務のため、正確性とコストに対する意識がとても重要です。

また、物品の購入に関する手続きもわたしたちの仕事です。
コロナ禍において、ホームに必要なマスクなどの資材供給への影響を最小限に留め、安定供給を行うことも使命です。

介護事業において、メインで活躍していただくのは、ホームで頑張っているホーム長や介護スタッフの方です。
私たちは裏方のポジションとして、スタッフの方々を支える役割を担っています。

現場のスタッフの皆さんには、ご入居者様に向き合うことに専念していただきたい。
従来の業務の流れや仕組みを見直し、いかに効率よく事務作業ができる体制を整えられるかが私たちの使命と言えます。

※業務管理室の室長のインタビューや、仕事内容について取材した記事はこちら！

──どのような方法で業務の効率化を実現しているか教えてください。

私たち業務管理室では、社内の情報システム課との連携がとても重要です。
ITツールの入れ替え、新規システムの構築・運用などを行い、業務のオートマチック化を進めています。

どのようにすれば作業効率が上がるか、ミスをなくすことができるか、そして負担を減らせるかを考え、最適なオペレーションの構築を行っています。

私が入社した頃は手作業の部分も多く、当時と比較すると格段に効率が上がりました。
人の手が加わる箇所が多くなればなるほど、手間もかかりますしミスが起こりやすくなります。
特に、ホームの方々は、忙しい時間の合間に入力作業をしているのでなおさらです。

今後も業務の見直しを図り、少しでも無駄を省けるよう積極的にシステムの導入・改善をしていきたいですね。

──新しいシステムを導入する上で、大変だったことはありますか？

ホームで働く方のメインの業務は、あくまでもご入居者様の介護です。
メインの介護業務に集中するためには、事務作業を簡素化することが大切。

ホームの状況を見て、効率化できそうな業務があれば、現場で働くスタッフの方の話を聞いた上でシステムの導入を検討しています。

ですが、どんなに使いやすく便利なシステムでも、新しく導入するときには必ずネガティブな意見が出てきます。
たとえば、「前のほうがよかった」「新しいのは使いにくい」といったものです。
なぜなら使い慣れたシステムには愛着があり、一人ひとりが感覚で操作できるまでになっているからです。

どのような仕事にも言えることですが、新しいことを始めるときには心理的な抵抗感やハードルがありますよね。
そのため、新しいシステムに変わることで得られるメリットを根気よくお伝えし、皆さんにご理解いただくよう努めています。

介護スタッフの方々は、役職や年齢にもよりますが、パソコンや電子機器が苦手な方、あまり触れてこなかった方が多いです。
そのため、事務作業になかなか慣れることができず、苦手意識を持っている方もいるのが現状です。

苦手なことを無理に克服するのではなく、システムを導入することで、メイン業務に集中できる環境を整えるのが私たち業務管理室の役割ですね。
実際にそのシステムを使うのはホームで働く現場の介護スタッフの方なので、しっかりとご説明を重ねて慎重に進めています。

──河端さんが仕事をする上で意識していることを教えてください。

介護の仕事は、人と人とのつながりや思いやりの心が大切な業界ですが、やはり営利企業ですので収益を上げることは常に意識しています。

現場で働くホーム長やスタッフの方々は、ご入居者様に向き合い寄り添うことが主業務です。
一方で、誰かが収益面をしっかりと見ていないと、事業運営を成り立たせることはできません。
その役割が、我々業務管理室だと自負しています。

ホームで働く方々にも、そういった事業運営の背景を伝えていくことが必要です。
営業の方やホーム長と話す機会が多いので、ホームの現状、収益、契約や請求まわりについてなど、事務方ならではの目線でアドバイスをしています。

システムの導入が進んでも、そのシステムを使うのは人間です。
人と人を介してつながる部分は必ずあるので、対面でのサポートを大切にしていますよ。

──具体的に、どのようなアドバイスをされるのでしょうか？

チャームケアでは、基本的にホーム長の裁量でホームの物品購入を行っています。
ホームごとに予算が決まっており、その範囲内であればある程度自由です。

各ホームから上がってくる仕入れデータを見て、何か違和感があればすぐに連絡するようにしています。
「この物品、前にも購入していませんでしたか？」とか「この商品よりも安いものがありますよ」などといったアドバイスですね。
できる限り経費削減につながるように声かけをしています。

ホーム長それぞれのお考えがありますので基本的にお任せしていますが、安くてより良いものがあれば、たとえ予算内でも購入品を変更していただくこともありました。

ホーム長の仕事は多岐にわたります。
介護スタッフや統括リーダーからホーム長になった方は、一気に業務内容が増えて大変だと思います。
やることがたくさんある中で、経費のことまで考えられませんよね。
できる限りホーム長がホームのマネジメントに集中できるよう、これからも体制づくりを進めていきたいです。

──河端さんが思う仕事のやりがいを教えてください。

さまざまなことを想定した上で、システム導入や経費削減などの改善策をホームの方に伝え、結果として「以前よりも業務が楽になった」「前に使っていた物よりも良い」と言った声が聞けたときに、すごくやりがいを感じます。

ホームの方々が、本来やるべき業務に集中できる環境を作っていくことが私たち業務管理室の役割なので、オペレーションの見直しは常に行っています。

ケースに応じてさまざまな改善策を考え、提案した内容がホームで浸透していけば、私たちも事業に貢献できていると感じられます。

まだまだ業務の改善余地はあると思っているので、的確に状況を把握し、最適なアドバイスをしていきたいですね！