倒産・民事再生・派遣切り…転職のきっかけはネガティブな理由

──本日はよろしくお願いします。では、皆さんのご経歴から教えてください。

河端:
河端です。入社してから丸6年になります。
現在は、業務管理室の室長代理として勤務しています。

前職は、介護とはまったく関係のない会社で、総務や事務をしていたのですが、倒産してしまって…。
登録していた紹介会社のお声掛けで、チャームケアを知りました。
前職での経験が活かせそうだと思ったのがきっかけです。
家からも通いやすい立地にありますし、結果的によい環境に巡り合えました!

合田:
業務管理室の係長を務めております、合田です。

私も、チャームケアへ来た経緯は、河端さんとちょっと似ているんですが…(笑)
以前勤めていた会社が民事再生をすることになってしまい、困っていたところ
当時の専務からチャームケアを紹介していただきました。

当時の介護事業部長と、前の会社の専務が前職の同期だったそうで、前の会社のメンバーがチャームケアに数名入社していたこともあり、声をかけて頂きました。
そのため、まったく知らない顔ばかりの会社ではなく、安心できました。
「お声をかけていただけるなら、ありがたい」と思って、迷うことなく決めましたね。

土居:
私は、業務管理室の主任というポジションです。

チャームケアは、派遣会社から紹介予定派遣という形でご紹介いただき、
3ヶ月後には正社員として採用していただきました。

実は、前職では派遣切りにあってしまって…
介護業界はこれからも需要の伸び続ける業界ですし、安定した会社なのが魅力でした。
すぐに正社員にしていただけたのはありがたかったですね。

──みなさん、なんとも切ない理由で転職してこられたのですね…。
 チャームケアではよい環境で働けているとのことなので、何よりです!

仕事内容|請求・支払いなどお金に関する大切な業務

──業務管理室ではどういったお仕事をされているんですか?

河端:
業務管理室では、大きく分けて3つの分野を担当しています。
  1. お客様(ご入居者様・ご家族様)への請求業務
  2. ホームで購入した物品等の支払い業務
  3. 介護保険の請求業務
請求業務では、期日までにチャームケアに入金されているかどうか、
支払業務では、先方へしっかり振り込まれているかを確認しています。

業務管理室では、3つの業務を担当者ごとに分担しております。
購買・支払いは土居さん、介護保険は合田さんといった形で、担当割は明確化しています。

お客様(ご入居者様およびご家族様)への請求は、チャームケアの収入のほぼすべて
目立たない仕事ですが、とても大切な業務です。
バックヤードがしっかりしていないと、会社が回らなくなってしまいますからね。

介護保険の請求は、都道府県により請求先が異なる

──介護保険の請求業務について、馴染みのない方にもわかるように教えていただけますか?

河端:
介護保険請求は、合田さんが担当してくれています!合田さん、どうぞ。(笑)

合田:
はい(笑)。
介護保険とは、日常生活に支援が必要と認められた場合、介護サービスを利用できる保険です。
ケガをして病院に行ったとき、健康保険が使えるのと同じように、介護サービスにも保険がきくんですね。
介護スタッフがご入居者様へ提供したサービスの対価を国へ請求し、国から9~7割、ご入居者様から1~3割いただくという仕組みです。
全国に「国民健康保険団体連合会(略して、国保連)」という組織があり、ここへ介護保険の請求をします。

業務管理室では、各ホームのケアマネージャーが作成してくれた介護請求データに誤りがないかを確認し、
ホームの所在している都道府県の国保連へ請求しています。

請求・支払に関わるシステムが進化している

──今と昔で、大きく変化を感じていることはありますか?

河端:
請求・支払の管理は、今も昔もミスが許されない仕事なので、大変なのは変わりませんが…(笑)
その中でも、大きな変化は、企業規模拡大によるシステムの変更ですね。

会社の規模が大きくなってきて、当初使っていた管理システムでは対応できなくなったんです。
新しいやり方・システムを導入して、すこしずつ解決していきました。

効率のよい方法を見つけるまでは、手探りでやっていくしかありません。
締め日は待ってくれないので、新しいシステムを覚えるのが大変でしたね。

現在も、新規開設ホームはどんどん増えているので、その都度、試行錯誤しながらシステムを変化させ、実施しています。
情報システム課とも連携をとりながら、考える毎日ですね。

※情報システム課のお二人にインタビューした記事はこちら!(↓)

チャームケアの良いところは、自由な社風

──チャームケアのいいところは、どんなところでしょうか?

河端:
企業規模が大きい割に、自由にさせてもらえること。
大規模な会社は、どうしても手続きなどが多く、フレキシブルな対応が難しいこともあります。
チャームケアは、新しい意見を取り入れながら、柔軟に対応していますね。

土居:
発言しやすい雰囲気があることですね。
チャームケアという会社そのものが、設立してからの期間が浅いということもあり、
社歴や先輩・後輩関係なく、新しいアイディアを発言しやすい環境です。

合田:
私も、チャームケアの風通しの良さが好きです。
他の会社から転職した方が多く、他社のいいところを吸収していこうという姿勢を感じます。
「前職ではこういう対応をしていた」と、うまくいった経験を伝えると、皆さん「じゃあやってみよう」とポジティブにとらえてくれます。
変化に抵抗がなく、よりよい方法を模索して、改善していますね。

業務管理室メンバーのやりがいを感じる瞬間

──仕事でやりがいを感じる瞬間はどんな時ですか?

土居:
やっぱり、数字が合ったときです!ピタッとくると嬉しいですね!(笑)

合田:
そうですね。
ご入居者されている方や物品の収支など細かい部分は、ホームが増えれば増える程、数字が合いづらくなっていくんです。

数字が合わず何度も計算しなおしたり、抜け漏れがないかを見直したりという工程を減らすために、「ここをこうしたら良いんじゃない?」とみんなで考えて、実際に運用できていくときなどは、本当に嬉しいですね。
試行錯誤したやり方が軌道にのって、数字が合いはじめると「やったー!」とやりがいを感じます!

河端:
新しく入れたシステムがうまくはまって、業務改善できたなと実感するときはやりがいを感じますね。​
みんな、やっぱり数字系のやりがいなんですね、業務管理室ならではです。(笑)

全員のチームワークで事務処理のミスをカバー

──では逆に、仕事で大変だなと思うことは何ですか?

河端:
いわゆる減点方式の部署で、合っていて当たり前と思われがちなところ。

組織が大きくなっていくと、対応量が増えるため、どうしてもケアレスミスは出てしまいます。
ただ、ミスをした人を責めても、何の解決にもなりません。
どうしてミスが出てしまったのかを考えて、再発防止策を講じています。
ひとつひとつ原因を追求し、ミス防止のためにしっかりと管理しています。

土居:
曜日問わず、請求・支払いの締めがあること。
ホームに休日はありませんので、毎月固定日で締め業務を行っています。

月初の忙しいときは、土日も出勤することも。
ですが、そんなときは代休をしっかりいただいていますよ。

チャームケアのよいところは、お休みが取りやすい環境にもありますね。
希望休も通りやすいので、プライベートも両立できます。

河端:
業務ごとにそれぞれ担当は分かれていますが、担当者がお休みでも、全員すべての業務に対応可能です。
そのため、みんなでカバーしあいながらフォローをしていますよ。

※チャームケアの休日・休暇について知りたい方はコチラ!(↓)

これからも業務の効率化を追求し続けていく

──これからの目標はありますか?

土居:
業務管理室の仕事には、ゴールはありません。
やればやるほど課題は出てくるので、目標を立てても通過点になります。
目標はあえて考えず、次々と出てくる課題に、ひとつずつ向き合っています。

河端:
ホーム数が増えるにつれて、キャパシティの問題が出てきます。
私たち業務管理室メンバーが分身できればいいんですけど、そういうわけにもいかないので(笑)。

受け手側の業務を見直して、システム化できる部分はシステム化する。
それでも、人の手でないと対応できないところは、いかに正確にミスなく処理できるかを常に追求し続けていきます

合田:
メンバーの中には、ホームで働いていて、業務管理室に異動してきたスタッフもいます。

事務職の経験がないと、最初は不安かもしれませんが、みんなしっかり自立してくれています。
介護の現場を知っていることは大きな強み。
私たちが支える、ホームのスタッフたちが、どのような気持ちなのかを知っていますからね。

河端:
業務管理室に新しい方が来たときは、僕たちが培ったスキルやノウハウを活かして丁寧に教えていくつもりです。
そのためにも、まずは目の前の課題を、今のメンバーで解決していきたいですね。

──本日はありがとうございました!

関連する記事

関連するキーワード

著者